Kategoria: Imprezy

Jak profesjonalnie zorganizować konferencję?

No Comments

Organizacja konferencji może okazać się niezwykle trudna, jeśli bierze się za to ktoś, kto jeszcze nie miał z tym do czynienia. Najczęściej optymalnym rozwiązaniem będzie zlecenie tego zewnętrznej firmie, która zajmie się wszystkim od początku do końca, albo przynajmniej przejmie część obowiązków organizatora. Jak więc profesjonalnie zorganizować konferencję?

Od czego zacząć organizację konferencji?

Chcąc zorganizować konferencję, trzeba rozpocząć od wybrania odpowiedniego lokalu. W tym momencie trzeba rozróżnić konferencje komercyjne, które będą biletowane, takie jak na przykład kursy i szkolenia dla osób postronnych oraz konferencje wewnętrzne,  na przykład dla pracowników konkretnej firmy. W tym pierwszym przypadku trzeba zadbać o to, by lokalizacja obiektu, w którym odbędzie się konferencja, była jak najlepsza. Dobra organizacja konferencji komercyjnej jest w dużej mierze uzależniona właśnie od dogodnej dla uczestników lokalizacji. Obiekt, w którym odbędzie się wydarzenie, powinien być umiejscowiony w stosunkowo dużym ośrodku miejskim, który jest dobrze skomunikowany z innymi częściami kraju. Powinno się dać do niego dojechać nie tylko samochodem, ale także pociągiem lub nawet dolecieć samolotem. Obecność lotniska gra tu niebagatelną rolę jeśli ma to być konferencja przeznaczona również dla zagranicznych gości. Jeśli zaś jest to konferencja firmowa, która ma na celu na przykład przeszkolenie pracowników danej firmy, to lokalizacja ma drugorzędne znaczenie, gdyż uczestnicy i tak będą musieli się na niej zjawić. To jednak nie zmienia faktu, że lepiej jest szukać takich obiektów, do których dojazd nie będzie nazbyt problematyczny. 

Kolejną kwestią, którą trzeba wziąć pod uwagę, jest ilość uczestników. Jeśli ich liczba nie będzie zbyt duża, można wynająć nawet niewielką salę i ulokować uczestników w pobliskich obiektach noclegowych. Gdy na konferencji ma się zjawić więcej osób, warto wynająć cały obiekt, jak na przykład hotel. Wiele hoteli, zarówno sieciowych, jak i prywatnych oferuje kompleksową obsługę konferencji, wraz z zapewnieniem uczestnikom noclegu. 

Zapewnienie odpowiedniej obsługi podczas konferencji 

Wiedząc już jaki obiekt trzeba znaleźć do organizacji konferencji, należy przejść do zapewnienia gościom odpowiedniej obsługi. W pierwszej kolejności trzeba dowiedzieć się, czy w danym obiekcie znajduje się obsługa, która zajmie się gośćmi na konferencji, czy w zakres usługi wchodzi jedynie wynajęcie hali. Przeważnie jest to kwestia do dogadania, a jedyne co trzeba tu brać pod uwagę to cena. Lepiej jest jednak zlecić obsługę konferencji kompleksowo, gdyż obsługa obiektu o wiele sprawniej zajmie się cateringiem lub rejestracją gości niż pracownicy firmy zewnętrznej. Część zadań będzie jednak leżała w gestii wynajmującego obiekt i trzeba to dobre zaplanować, aby obsługa obiektu płynnie mogła współpracować z pracownikami zatrudnionymi do organizacji konferencji. Najwięcej pracy będzie wymagało dopilnowanie rejestracji na samej konferencji, sprawdzenie biletów i tożsamości uczestników, a także rozdzielenie pokoi hotelowych, jeśli taki zakres usług oferuje organizator.  Na wczesnym etapie organizowania konferencji warto mieć już wszystko dokładnie zaplanowane i rozpisane, aby na ostatnią chwilę nie okazało się, że organizator nie dysponuje odpowiednią ilością pracowników, aby sprostać dużej ilości obowiązków podczas wydarzenia. Najlepiej jest nie zajmować się wszystkim samemu, tylko jak najwięcej specjalistycznych aspektów zlecić firmom zewnętrznym.

O czym jeszcze należy pamiętać podczas organizowania konferencji?

Podczas organizowania dużego wydarzenia trzeba skupić się na wielu detalach, które często umykają mniej doświadczonym organizatorom. Mimo wszystko trzeba się na tym skupić, gdyż wpływa to na profesjonalny wizerunek organizatora. Pierwszą kwestią jest odpowiednia dystrybucja biletów. Handel biletami, a w przypadku konferencji firmowych dystrybucja wejściówek powinna być zorganizowana tak, by uczestnik pojawiający się na wydarzeniu nie musiał już zajmować się zbędnymi formalnościami, takimi jak wypełnianie formularzy. Dużo pomoże  tu umiejętne wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania do organizowania konferencji, a w przypadku mniejszych wydarzeń zwykły arkusz w Excelu.  Jeśli są to konferencje szkoleniowe, uczestnicy po pojawieniu się na miejscu powinni od razu otrzymać agendę wydarzenia oraz materiały szkoleniowe, które będą im potrzebne w czasie konferencji. Taką dystrybucję najlepiej jest przeprowadzić podczas samej rejestracji uczestników. Jeśli wydarzenie odbywa się na dużym obiekcie, który nie jest wynajęty na wyłączność, warto też zapewnić uczestnikom odpowiednie plakietki, które będą umożliwiały wejść na poszczególne panele podczas konferencji. Zdecydowanie ułatwi to sprawę od strony organizacyjnej.  Podczas rejestracji warto też zbierać dane kontaktowe do uczestników, gdyby zaszła konieczność dopełnienia jakichś formalności, które umknęły na poszczególnych etapach konferencji i rejestrowania się na nią. Organizator powinien wtedy dysponować przynajmniej adresami mailowymi lub numerami telefonów do uczestników. 

 

Sposoby na spędzenie wieczoru kawaleskiego?

No Comments

Wieczory kawalerskie kojarzą nam się przede wszystkim ze scenami trzech części „Kac Vegas”. Alkohol leje się strumieniami, wokół mnóstwo pięknych kobiet, panowie odwiedzają najlepsze kluby w mieście i bawią się do upadłego. Po drodze przeżywają mnóstwo przygód, z których następnego dnia niewiele pamiętają. I taki właśnie ma być ten wieczór, zabawą do upadłego- symbolicznym pożegnaniem z beztroskim stanem kawalerskim.

Organizacja wieczoru

Wieczory kawalerskie odbywają się kilka tygodni wcześniej i coraz częściej przeciągają się na cały weekend. Taką imprezę organizuje zazwyczaj świadek pana  młodego, który dba o wszystkie szczegóły imprezy. To do niego należy powiadomienie wszystkich kolegów i zorganizowanie ewentualnej zbiórki. Zabawa rodem z „Kac Vegas” nie należy do najtańszych. A w naszym kraju przyjęło się, że kosztów nie ponosi pan młody tylko osoby zaproszone. W niektórych sytuacjach się zdarza, że przyszły mąż stawia alkohol, który pochodzi z zapasów weselnych. Wszystko jest kwestią dogadania, ale i tak najważniejsze jest, by zorganizować wieczór o jakim marzy pan młody. 

Ciężko wybrać termin, który będzie wszystkim odpowiadał, ale najważniejsze żeby wieczór kawalerski nie odbywał się przed samym weselem. Oczywiście nikt nie organizuje imprez na dzień przed, jak na amerykańskich filmach. Jednak tydzień wcześniej to również za późno, jako że panowie bardzo często przywożą liczne pamiątki z imprezy, jak np. bardzo widoczne śliniaki. 

Imprezowy wieczór w klubie

Bardzo często panowie decydują się na tradycyjny wieczór w modnym klubie. Facetów nie rozpoznamy po żadnych szarfach czy koszulkach, jak w przypadku wieczorów panieńskich. Nie robi się też żadnych quizów, rzadko też mężczyźni wręczają jakiś prezent. I na pewno nie usłyszymy rozmów w stylu, czy cieszysz się na ślub, jak się czujesz, itd. Tutaj liczy się przede wszystkim dobra zabawa. Scenariusz jest tu bardzo prosty. Dużo alkoholu, częsta zmiana klubów w poszukiwaniu najlepszego klimatu, czasem jakieś miejsca ze striptizem i tańce. Takie imprezy potrafią trwać do godzin porannych, choć po drodze oczywiście powoli wykruszają się uczestnicy. Duża grupa mężczyzn często też doprowadza do zaczepek czy drobnych dewastacji. Ale cóż, w końcu to ostatnia noc takich szaleństw. 

Wyjazdy weekendowe

Coraz częściej panowie przedłużają wieczór do kilku dni i decydują się na wyjazd. Osoby, które uwielbiają sport często wybierają góry, by w czasie dnia spędzić trochę czasu na wspólnym wspinaniu się. Często takie wyprawy odbywają się z plecakiem a noclegi organizują w trakcie w schroniskach na trasie. To bardzo dobry sposób na zacieśnienie więzi z kolegami. Nic oczywiście nie stoi na przeszkodzie, żeby wieczorem również zorganizować dobrą zabawę. 

Inni wyjazd planują do najbardziej imprezowych miast. Wieczory kawalerskie dla wielu nie mogą odbyć się bez intensywnego imprezowania. W sezonie letnim najczęściej wybierane jest morze czy jeziora, przy których tętni życie nocne. To doskonały sposób na zakosztowanie czegoś zupełnie innego, bez obawy że spotka się znajomych swojej przyszłej żony. Pełna swoboda pozwala na beztroską zabawę.

Ekstremalne wyzwania

Skoro  wieczory kawalerskie mają być niezapomnianym przeżyciem dla pana młodego to koledzy wymyślają najróżniejsze ekstremalne atrakcje, które to umożliwią. Wielu panów decyduje się na rozpoczęcie świętowania od gry w paintballa czy wizytę w pokoju zagadek. Niektórzy idą jednak zdecydowanie dalej.  Ciekawym pomysłem jest np. skok na bungee. Wiele osób chce to zrobić, ale ciągle brak odwagi. Taki skok pan młody zapamięta na długo.

Takie wyzwanie może też być realizacją marzeń pana młodego. Jeśli od dawna chciał się ścigać sportowym autem to można zabrać go na  tor, by spróbował swoich sił. Można także udać się na skok ze spadochronem czy lot motolotnią. Wielu spodoba się też spływ kajakowy czy pontonowy, który dostarczy wrażeń całej grupie. Dzisiaj mamy niezliczone możliwości. Prawie każde marzenie możemy spełnić, wystarczy tylko dobrze poszukać w Internecie. Warto wcześniej popytać pana młodego, czy ma jeszcze jakieś niespełnione marzenia, które będziemy mogli zrealizować na wieczorze kawalerskim.

Porwania

Niektórzy panowie mają bujną wyobraźnię i potrzebę naprawdę silnych emocji, dlatego organizują porwania na wieczorach kawalerskich. Są nawet specjalne firmy, które zajmują się organizacją takich porwań, przez co wszystko wygląda naprawdę realistycznie. Kilku mężczyzn porywa pana młodego, więzi go i przewozi w wyznaczone miejsce. Często po dowiezieniu do celu kończy się  zabawę w porwanie, jednak czasem trwa ona nadal. Pan młody zmuszany jest do wielu rzeczy, a porywacze wyznaczają zadania, których wykonanie jest gwarantem uwolnienia. 

Musimy pamiętać, że taki pomysł nie każdemu się spodoba. Dla wielu jest to jednak za duży stres, którego przeżycie nie będzie zachęcało do dalszej zabawy. Może też doprowadzić do uszczerbku na zdrowiu a przecież nie o to chodzi w wieczorach kawalerskich. Mają być one niezapomniane, ale dzięki dobrej zabawie. 

 

 

Categories: Imprezy, Mężczyźni, Usługi Tags: Tagi: