Jak profesjonalnie zorganizować konferencję?

No Comments

Organizacja konferencji może okazać się niezwykle trudna, jeśli bierze się za to ktoś, kto jeszcze nie miał z tym do czynienia. Najczęściej optymalnym rozwiązaniem będzie zlecenie tego zewnętrznej firmie, która zajmie się wszystkim od początku do końca, albo przynajmniej przejmie część obowiązków organizatora. Jak więc profesjonalnie zorganizować konferencję?

Od czego zacząć organizację konferencji?

Chcąc zorganizować konferencję, trzeba rozpocząć od wybrania odpowiedniego lokalu. W tym momencie trzeba rozróżnić konferencje komercyjne, które będą biletowane, takie jak na przykład kursy i szkolenia dla osób postronnych oraz konferencje wewnętrzne,  na przykład dla pracowników konkretnej firmy. W tym pierwszym przypadku trzeba zadbać o to, by lokalizacja obiektu, w którym odbędzie się konferencja, była jak najlepsza. Dobra organizacja konferencji komercyjnej jest w dużej mierze uzależniona właśnie od dogodnej dla uczestników lokalizacji. Obiekt, w którym odbędzie się wydarzenie, powinien być umiejscowiony w stosunkowo dużym ośrodku miejskim, który jest dobrze skomunikowany z innymi częściami kraju. Powinno się dać do niego dojechać nie tylko samochodem, ale także pociągiem lub nawet dolecieć samolotem. Obecność lotniska gra tu niebagatelną rolę jeśli ma to być konferencja przeznaczona również dla zagranicznych gości. Jeśli zaś jest to konferencja firmowa, która ma na celu na przykład przeszkolenie pracowników danej firmy, to lokalizacja ma drugorzędne znaczenie, gdyż uczestnicy i tak będą musieli się na niej zjawić. To jednak nie zmienia faktu, że lepiej jest szukać takich obiektów, do których dojazd nie będzie nazbyt problematyczny. 

Kolejną kwestią, którą trzeba wziąć pod uwagę, jest ilość uczestników. Jeśli ich liczba nie będzie zbyt duża, można wynająć nawet niewielką salę i ulokować uczestników w pobliskich obiektach noclegowych. Gdy na konferencji ma się zjawić więcej osób, warto wynająć cały obiekt, jak na przykład hotel. Wiele hoteli, zarówno sieciowych, jak i prywatnych oferuje kompleksową obsługę konferencji, wraz z zapewnieniem uczestnikom noclegu. 

Zapewnienie odpowiedniej obsługi podczas konferencji 

Wiedząc już jaki obiekt trzeba znaleźć do organizacji konferencji, należy przejść do zapewnienia gościom odpowiedniej obsługi. W pierwszej kolejności trzeba dowiedzieć się, czy w danym obiekcie znajduje się obsługa, która zajmie się gośćmi na konferencji, czy w zakres usługi wchodzi jedynie wynajęcie hali. Przeważnie jest to kwestia do dogadania, a jedyne co trzeba tu brać pod uwagę to cena. Lepiej jest jednak zlecić obsługę konferencji kompleksowo, gdyż obsługa obiektu o wiele sprawniej zajmie się cateringiem lub rejestracją gości niż pracownicy firmy zewnętrznej. Część zadań będzie jednak leżała w gestii wynajmującego obiekt i trzeba to dobre zaplanować, aby obsługa obiektu płynnie mogła współpracować z pracownikami zatrudnionymi do organizacji konferencji. Najwięcej pracy będzie wymagało dopilnowanie rejestracji na samej konferencji, sprawdzenie biletów i tożsamości uczestników, a także rozdzielenie pokoi hotelowych, jeśli taki zakres usług oferuje organizator.  Na wczesnym etapie organizowania konferencji warto mieć już wszystko dokładnie zaplanowane i rozpisane, aby na ostatnią chwilę nie okazało się, że organizator nie dysponuje odpowiednią ilością pracowników, aby sprostać dużej ilości obowiązków podczas wydarzenia. Najlepiej jest nie zajmować się wszystkim samemu, tylko jak najwięcej specjalistycznych aspektów zlecić firmom zewnętrznym.

O czym jeszcze należy pamiętać podczas organizowania konferencji?

Podczas organizowania dużego wydarzenia trzeba skupić się na wielu detalach, które często umykają mniej doświadczonym organizatorom. Mimo wszystko trzeba się na tym skupić, gdyż wpływa to na profesjonalny wizerunek organizatora. Pierwszą kwestią jest odpowiednia dystrybucja biletów. Handel biletami, a w przypadku konferencji firmowych dystrybucja wejściówek powinna być zorganizowana tak, by uczestnik pojawiający się na wydarzeniu nie musiał już zajmować się zbędnymi formalnościami, takimi jak wypełnianie formularzy. Dużo pomoże  tu umiejętne wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania do organizowania konferencji, a w przypadku mniejszych wydarzeń zwykły arkusz w Excelu.  Jeśli są to konferencje szkoleniowe, uczestnicy po pojawieniu się na miejscu powinni od razu otrzymać agendę wydarzenia oraz materiały szkoleniowe, które będą im potrzebne w czasie konferencji. Taką dystrybucję najlepiej jest przeprowadzić podczas samej rejestracji uczestników. Jeśli wydarzenie odbywa się na dużym obiekcie, który nie jest wynajęty na wyłączność, warto też zapewnić uczestnikom odpowiednie plakietki, które będą umożliwiały wejść na poszczególne panele podczas konferencji. Zdecydowanie ułatwi to sprawę od strony organizacyjnej.  Podczas rejestracji warto też zbierać dane kontaktowe do uczestników, gdyby zaszła konieczność dopełnienia jakichś formalności, które umknęły na poszczególnych etapach konferencji i rejestrowania się na nią. Organizator powinien wtedy dysponować przynajmniej adresami mailowymi lub numerami telefonów do uczestników.